J’ai eu le plaisir d’animer un « world café » dans le cadre de la semaine européenne de la réduction des déchets 2018. Le ‘World Café’ est un processus créatif qui vise à faciliter le dialogue constructif et le partage de connaissances et d’idées. Tout le monde peut participer à un World café, il n’y a aucun autre prérequis que de venir avec le sourire. Il s’appuie sur un principe simple : trouvons ensemble une solution à un problème donné. Toute la magie de ce procédé se résume ainsi : en démarrant un World Café, l’organisateur n’a aucune idée de ce qui va en sortir. Tel était le cas pour ce World Café spécial réduction des déchets.
Préparation
La préparation d’un World Café est un point important sur lequel il ne faut pas hésiter à passer beaucoup de temps. Le principe est donc de questionner tout le monde sur une problématique. Ce world café s’inscrivait dans un processus créatif plus large pour les organisateurs. Pour autant, étant donné qu’il était ouvert à tous il était possible que certains participants n’aient pas connaissance de la dimension d’ensemble. Il faut veiller à influencer le moins possible les participants. Ainsi dans la présentation, je suis reste sur l’objectif de « réduire les déchets » sans préciser le projet d’ensemble des organisateurs. J’ai apporté ces précisions à la fin du world café.
Pour qu’un world café fonctionne, il faut un minimum de douze participants (répartis en trois tables de quatre personnes). j’aime bien fixer un nombre maximum de vingt-cinq participants. Pour jauger le nombre d’inscrits, je passe par un formulaire d’inscription obligatoire par internet, en limitant le nombre de place officiellement à vingt. Il y a toujours des gens qui viendront sans passer par la phase d’inscription en ligne, ce n’est pas du tout un problème. De la même manière, certains peuvent se joindre en cours de route.
Déroulement
Un world café dure deux heures. La première phase est celle de l’accueil. Tout doit faire penser à un café sympa. Pour y parvenir, offrez le café, quelques gâteaux et posez une nappe en tissu sur une table. Disposez également sur chaque table une grande feuille (type paperboard), des stylos, des feutres, des post-il, une carafe et des verres.
Les participants se répartissent équitablement autour des tables. Dans une configuration optimale, ils sont 25, répartis en cinq tables. Séparez dès leur arrivée les groupes constitués. Invitez les gens à s’installer de préférence à des tables différentes quand ils arrivent en groupe. Chaque table va désigner une hôte. L’hôte ne bougera pas lors des trois rotations. II a pour mission de restituer les échanges de la table.Les autres participants, appelés aussi « ambassadeurs » vont voyager de la table de départ vers les quatre autres tables, et de la même manière pour la troisième rotation.
Chaque rotation dure vingt minutes effectives, plus cinq minutes de tour de table et cinq minutes pour restituer la rotation précédente. J’aime partir d’une question large, puis procéder par logique d’entonnoir.
Les règles
Il y a très peu de règles à respecter.
1/ Tout doit être écrit sur le support dédié à cet effet. Pas de prise de note personnelle. C’est sur la base de ces écrits que l’organisateur fera son propre travail d’analyse.
2/ Tout le monde est expert.
3/ Toutes les idées sont bonnes, surtout celles qui paraissent le plus saugrenues. Ne vous censurez pas!
4/ Soyons bienveillants. Puisque tout le monde est expert et que toutes les idées sont bonnes, prenons le temps d’écouter les autres.
5/ Notez tout !
Le résultat
Nous souhaitions pouvoir répondre à une problématique fixée. En choisissant la méthode du world café, l’objectif était d’ouvrir le champ des possibles. En interne, en consultant, il était possible de trouver des solutions. L’avantage du world café c’est que ce n’est pas l’organisateur qui trouve les solutions, mais les participants. Ici en l’occurrence, la question posée était « commente réduire les déchets (localement) ? La mise en place d’un bar associatif, espace de sensibilisation, d’échanges et de promotion ne figurait pas dans le projet initial imaginé. Pour autant dans le projet initial, il y avait l’idée d’un espace de vie dont les contours restaient à déterminer. Le world café aura permis d’avancer sur ce point. Rendez-vous est pris dans un an pour rendre compte de qui a été fait suite à l’issue du world café.